GENERAL TERMS AND CONDITIONS

CONVENTAS GMBH

1. ANWENDUNGSBEREICH
1. Die Conventas GmbH (nachfolgend Conventas GmbH) erbringt Dienstleistungen in den Bereichen Business Events (Klassisch, Digital, Hybrid), Event Marketing und Services.
2. Die vorliegenden allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die vertraglichen Beziehungen zwischen Conventas GmbH und ihrem Kunden, soweit nicht schriftlich davon abweichende Vereinbarungen getroffen wurden. (Rahmenvertrag, Statement of work oder andere schriftlche Vereinbarungen)
3. Das Erfordernis der Schriftlichkeit bedeutet hier und im Folgenden Nachweisbarkeit durch Text und kann damit insbesondere auch per E-Mail erfüllt werden.
4. Vertragsbedingungen (AGB usw.) des Kunden bzw. solche Vertragsbedingungen, auf welche der Kunde in irgendeiner Form verweist, sind nur anwendbar bei schriftlicher Zustimmung von Conventas GmbH. Diesfalls gelten sie ausschliesslich für den betreffenden Vertrag.
5. Soweit die vorliegenden AGB lediglich vom «Kunden» sprechen, tun sie dies allein der Einfachheit und besseren Lesbarkeit willen. Sie beziehen sich selbstredend ebenso sehr auf die «Kundin».

2. VERTRAGSABSCHLUSS
6. Ein Vertrag zwischen Conventas GmbH und ihrem Kunden kommt durch dessen beidseitige Unterzeichnung zustande.
7. Soweit die Conventas GmbH einen Kostenvoranschlag erstellt hat, kommt der Vertrag auch dadurch zustande, dass der Kunde diesen Kostenvoranschlag und die vorliegenden AGB unterzeichnet und beide Dokumente per Post oder E-Mail an Conventas GmbH übermittelt.

3. LEISTUNGEN VON CONVENTAS GMBH
3.1 Leistungsinhalt und Leistungsumfang
8. Die Leistungen von Conventas GmbH sind im Vertrag (SOW etc.) mit dem Kunden bzw. im Kostenvoranschlag umschrieben.
3.2 Sorgfaltspflicht
9. Conventas GmbH erbringt ihre Leistungen sorgfältig unter Beachtung der Interessen des Kunden.
3.3 Rechtliche Zulässigkeit
10. Das Risiko der rechtlichen Zulässigkeit der von Conventas GmbH zu erbringenden Leistungen trägt der Kunde.
3.4 Weitere Leistungserbringer (Dritte)
11. Über den Beizug und die Auswahl von weiteren Leistungserbringern (Subunternehmen, Lieferanten, Künstler usw.(nachfolgend Dritte) entscheidet ausschliesslich Conventas GmbH. Sie berücksichtigt dabei soweit möglich allfällige Wünsche des Kunden.
12. Conventas GmbH schliesst die Verträge mit Dritten in ihrem Namen ab.
3.5 Beschaffungen
13. Bei Beschaffungen (z.B. Dienstleistungen Dritter) handelt Conventas GmbH in ihrem Namen.
3.6 Termine und Fristen
14. Termine und Fristen, die Conventas GmbH bekannt gibt, beruhen auf sorgfältiger Planung. Sämtliche Termine und Fristen sind jedoch unverbindlich, sofern Conventas GmbH sie nicht ausdrücklich schriftlich als verbindlich bezeichnet.
15. Conventas GmbH verschiebt Termine und verlängert Fristen nur in begründeten Fällen, so namentlich dann, wenn höhere Gewalt oder andere von ihr nicht zu vertretende Umstände eine termin- bzw. fristgerechte Leistungserfüllung verunmöglichen.
16. Eine Verzögerung, welche der Kunde zu vertreten hat, berechtigt die Conventas GmbH zu einer Entschädigung der durch die Verzögerung entstandenen Mehrkosten.
3.7 Änderungen der Leistungen
3.7.1 Änderungswünsche des Kunden
17. Der Kunde teilt Conventas GmbH Änderungswünsche gegenüber den vereinbarten Leistungen möglichst frühzeitig mit.
18. Die Conventas GmbH informiert den Kunden über allfällige Auswirkungen und unterbreitet ihm eine Offerte für die gewünschten Änderungen.
19. Die Conventas GmbH schätzt die Folgekosten (wie z.B. allfälliger Schadenersatz für von ihr bereits eingegangene Verpflichtungen gegenüber Dritten) in der Grössenordnung ab und gibt sie dem Kunden zusammen mit der Offerte bekannt.
20. Die Änderungen werden nur ausgeführt, wenn der Kunde die Offerte innerhalb einer von Conventas GmbH festgelegten Frist schriftlich annimmt.
21. Die Annahme der Offerte bewirkt die Genehmigung der mit der Änderung verbundenen Folgekosten sowie – sofern eine Kostenpauschale vereinbart wurde – eine entsprechende Anpassung dieser Kostenpauschale (bzw. der betreffenden Vergütungspositionen).
22. Der Kunde bezahlt die bereits angefallenen Aufwendungen und Auslagen von Conventas GmbH sowie von dieser beigezogener Dritter in jedem Fall vollumfänglich. Verzichtet der Kunde auf die Ausführung der Änderung, so hat Conventas GmbH Anspruch auf Entschädigung für die Ausarbeitung der Änderungswünsche.
3.7.2 Änderungen durch Conventas GmbH
24. Für wesentliche Änderungen gegenüber den vereinbarten Leistungen holt Conventas GmbH die Zustimmung des Kunden ein. Wesentlich sind ausschliesslich Änderungen, welche den Umfang der von der Conventas GmbH geschuldeten Leistungen verringern und/oder sich gesamthaft durch Mehrkosten von mindestens 10% der vereinbarten Vergütung auswirken.
25. Sofern eine Kostenpauschale vereinbart wurde, führt die Zustimmung des Kunden zu einer entsprechenden Anpassung der Kostenpauschale (bzw. der betreffenden Vergütungsposition). Minderkosten bewirken keine Anpassung der Kostenpauschale (bzw. der betreffenden Vergütungsposition).
26. Vorbehalten bleibt das Recht der Conventas GmbH, Leistungen infolge höherer Gewalt oder anderer von ihr nicht zu vertretender Umstände zu ändern oder nicht zu erbringen (z. B. ein Projekt abzusagen). Dem Kunden stehen diesfalls keine Schadenersatz- oder sonstigen Ansprüche zu.
27. Conventas GmbH ist berechtigt, unwesentliche Änderungen ihrer Leistungen von sich aus vorzunehmen, dies unter Orientierung des Kunden.

4. VERGÜTUNG
4.1 Kostenvoranschlag
28. Der Kunde bezahlt eine Vergütung nach Massgabe der mit der Conventas GmbH getroffenen Vereinbarung bzw. des von ihm durch Unterzeichnung und Rücksendung an die Conventas GmbH genehmigten Kostenvoranschlags.
29. Sämtliche Vergütungspositionen lauten auf Schweizer Franken und verstehen sich, falls nicht ausdrücklich anders erwähnt, exklusive Mehrwertsteuer und sonstiger öffentlicher Abgaben.
4.2 Vergütung nach Aufwand
30. Conventas GmbH stellt ihre Leistungen nach effektivem Aufwand zu den mit dem Kunden vereinbarten Honorarsätzen (siehe z.B. Offerte oder SOW) in Rechnung, soweit im Kostenvoranschlag nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vorgesehen ist.
4.3 Kostenpauschale
31. Eine vereinbarte Vergütung gilt nur dann als Kostenpauschale, wenn Conventas GmbH dies ausdrücklich schriftlich so erklärt.
32. Eine Kostenpauschale (bzw. die darin enthaltenen Vergütungspositionen) wird aus folgenden Gründen angepasst:
▪ Mehrkosten infolge notwendiger Änderungen; als notwendige Änderungen gelten Änderungen infolge höherer Gewalt oder anderer nicht von Conventas GmbH zu vertretender Umstände, insbesondere infolge neuer gesetzlicher und behördlicher Vorschriften und Auflagen, gerichtlichen und polizeilichen Weisungen. Der Vertragsabschluss gilt als Stichtag; – Mehrkosten infolge Verzögerungen, welche der Kunde zu vertreten hat;
▪ Mehrkosten infolge Änderungswünschen des Kunden;
▪ Mehrkosten infolge Änderungen durch Conventas GmbH, welchen der Kunde zugestimmt hat;
▪ Mehrkosten infolge Weisungen des Kunden, dass bestimmte Dritte beizuziehen sind, welche Conventas GmbH akzeptierte trotz ihres Rechts, ausschliesslich über Beizug und Auswahl von Dritten zu entscheiden;
▪ Mehrkosten infolge bei Abschluss des Vertrages nicht erkennbarer Umstände.
4.4 Akontozahlungen
33. Nach Vertragsabschluss leistet der Kunde nur dann eine erste Akontozahlung (z.B. über 30% der vereinbarten Vergütung) wenn beide Seiten dies vereinbaren.
34. Nur dann – und in der Folge leistet der Kunde entsprechend den Rechnungsstellungen durch Conventas GmbH weitere Akontozahlungen der vereinbarten Vergütung.
Leistungen Dritter können je nach Rechnungseingang dieser Dritten auch zu 100% im Vorfeld berechnet werden.
35. Der Zahlungseingang (und nicht das Überweisungsdatum) ist für die Feststellung der fristgerechten Zahlung massgebend. Soweit eine fristgemässe Zahlung ausbleibt, ist Conventas GmbH nicht zur Leistungserbringung verpflichtet. Nach Ablauf der Zahlungsfrist gerät der Kunde automatisch, ohne Mahnung, in Verzug. Conventas GmbH ist berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von bis zu 5% pro Jahr für jeden Tag zu verlangen, um den die Zahlung verspätet ist, sowie die Erstattung aller mit der Eintreibung ihrer Vergütung verbundenen Kosten zu fordern (inkl. sämtlicher Rechtsverfolgungskosten).
4.5 Definitive Vergütung
36. Die definitive Vergütung leistet der Kunde nach Massgabe der Schlussabrechnung. Die vorstehende Bestimmung (in Randziffer 37) gilt sinngemäss.
37. Bei Massgabe einer Kostenpauschale liegt keine Kostenüberschreitung vor, wenn die (gegebenenfalls angepasste) Kostenpauschale per Saldo sämtlicher Vergütungspositionen nicht überschritten wird. Mehraufwendungen bei der einen Vergütungsposition können entsprechend mit Minderaufwendungen bei einer anderen Vergütungsposition kompensiert werden.

5. INFORMATIONSPFLICHTEN
38. Die Conventas GmbH und der Kunde zeigen einander frühestmöglich sämtliche Umstände an, die Auswirkungen auf eine vertragsgemässe Erfüllung der Leistungspflichten haben können.

6. BEANSTANDUNGEN DES KUNDEN
39. Der Kunde macht Beanstandungen der von Conventas GmbH und/oder von dieser beigezogenen Dritten erbrachten Leistungen oder der dafür in Rechnung gestellten Vergütung unverzüglich schriftlich und begründet geltend, ansonsten die Leistungen bzw. die Rechnung als vom Kunden vorbehaltlos genehmigt gelten.

7. HAFTUNG UND VERSICHERUNG
7.1 Haftung
7.1.1 Haftung durch den Veranstalter (Kunde)
40. Nach Schweizer Recht haftet stets der Veranstalter (Kunde) bei Haftpflichtforderungen von Teilnehmenden.
7.1.2 Haftung durch Conventas GmbH
41. Conventas GmbH haftet für eigens verursachte Schäden, die aus oder in Zusammenhang mit dem Vertrag mit dem Kunden entstehen, soweit sie diese Schäden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht hat. Eine weitergehende Haftung wird weggebunden.
42. Namentlich ist eine Haftung von Conventas GmbH ausgeschlossen für Schäden:
▪ aufgrund der Vorgabe des Kunden, einen bestimmten Dritten beizuziehen, welche Conventas GmbH akzeptierte trotz ihres Rechts, ausschliesslich über Beizug und Auswahl von Dritten zu entscheiden, soweit der Schaden auf diese Vorgabe zurückzuführen ist;
▪ aufgrund von Weisungen des Kunden, auf welchen dieser trotz Abmahnung von Conventas GmbH beharrte, sowie aufgrund von Weisungen, welche der Kunde direkt an Dritte erteilt;
▪ aufgrund von Leistungen Dritter, die in einem Vertragsverhältnis zum Kunden stehen.
43. Conventas GmbH übernimmt keine Haftung für irgendwelche Verluste oder Diebstähle zu Lasten des Kunden.
7.1.3 Haftpflichtforderungen bei Sachschäden
44. Bei Mieter- oder Sachschäden haftet grundsätzlich der Verursacher, sofern dieser ermittelt werden kann.
45. Falls der Verursacher nicht eindeutig ermittelt werden kann oder der Veranstalter den eindeutigen Verursacher nicht belangen will, haftet der Veranstalter selber.
7.1.4 Haftpflichtforderungen bei Personenschäden
46. Im Falle eines Personenschadens wird der Unfall jeweils über die Unfallversicherung der betroffenen Person abgewickelt.
47. Die Unfallversicherung der betroffenen Person behält sich das Recht vor, Regress auf die Haftpflichtversicherung des Veranstalters (Kunde) zu nehmen bzw. auf die Versicherung von Conventas GmbH bei einem Fehlverhalten des Organisators.
7.2 Versicherung
7.2.1 Haftpflichtversicherung des Veranstalters
48. Der Kunde verpflichtet sich mit der Auftragserteilung an die Conventas GmbH zum Abschluss bzw. zur Ergänzung einer eigenen Haftpflichtversicherung mit Event-Zusatz.
49. Es ist der Conventas GmbH nicht möglich, eine solche Haftpflichtversicherung für Dritte (Veranstalter) abzuschliessen. Solange die Versicherung mit Event-Zusatz nicht durch den Kunden abgeschlossen ist, ruhen die Leistungspflichten von Conventas GmbH.
7.2.2 Haftpflichtversicherung von Conventas GmbH
50. Conventas GmbH ist für ihre eigenen Dienstleistungen Haftpflichtversichert

8. VERTRAULICHKEIT
51. Die Conventas GmbH und ihr Kunde verpflichten sich sowie ihre Erfüllungsgehilfen, alle Tatsachen aus oder in Zusammenhang mit dem zwischen ihnen bestehenden Vertrag vertraulich zu behandeln, die weder offenkundig noch allgemein zugänglich sind. Die Vertraulichkeit ist schon vor Vertragsabschluss zu wahren und bleibt nach Beendigung des Vertrages bestehen.
52. Vorbehalten bleiben:
▪ eine gesetzliche Pflicht oder eine behördliche bzw. gerichtliche Anordnung zur Offenlegung von Informationen;
▪ das Recht von Conventas GmbH, den Kunden als Referenz zu erwähnen.

9. URHEBERRECHTE
53. Das Urheberrecht an sämtlichen durch Conventas GmbH für den Kunden geschaffenen Werken bleibt bei der Conventas GmbH. Das Recht zur Nutzung dieser Werke steht dem Kunden erst nach vollständiger Bezahlung der Vergütung zu.

10. VERTRAGSENDE
54. Der Vertrag zwischen Conventas GmbH und dem Kunden endet mit der vollständigen Erfüllung. Er kann sowohl von Conventas GmbH als auch vom Kunden jederzeit gekündigt bzw. widerrufen werden.
55. Beendigt der Kunde den Vertrag vorzeitig, bezahlt er sämtliche bis zur Vertragsbeendigung angefallenen Aufwendungen und Auslagen von Conventas GmbH sowie von dieser beigezogener Dritter. Die Geltendmachung weiteren Schadenersatzes, z.B. wegen entgangener Gewinne, durch Conventas GmbH bleibt vorbehalten.
56. Als vorzeitige Vertragsbeendigung durch den Kunden gilt auch, wenn ein Anlass, der Gegenstand des Vertrages ist, infolge von Conventas GmbH nicht zu vertretender Umstände nicht durchgeführt oder vorzeitig abgebrochen wird.

11. SCHLUSSBESTIMMUNGEN
11.1 Verhältnis zwischen Conventas GmbH und Kunde
57. Das Verhältnis zwischen Conventas GmbH und dem Kunden ist rein vertraglicher Natur. Die Parteien beabsichtigen in keiner Weise, mit dem Vertragsschluss eine einfache Gesellschaft oder ein anderes gesellschaftsrechtliches Verhältnis einzugehen.
11.2 Änderungen der AGB und der übrigen Vereinbarungen
58. Die Conventas GmbH behält sich die jederzeitige Änderung der vorliegenden AGB vor.
59. Änderungen und Ergänzungen der übrigen Vereinbarungen zwischen Conventas GmbH und dem Kunden erfolgen nach vorheriger Absprache und bedürfRechtsnachfolge und Abtretung von Rechten und Pflichten
60. Die Parteien übertragen die Rechte und Pflichten aus ihrem Vertrag auf allfällige Rechtsnachfolger.
61. Im Übrigen darf der Kunde Rechte und Pflichten aus dem Vertrag mit der Conventas GmbH nur nach deren vorgängiger schriftlicher Zustimmung auf Dritte übertragen.
11.4 Verrechnungsverbot
62. Der Kunde darf Forderungen gegenüber Conventas GmbH nur zur Verrechnung bringen, wenn Conventas GmbH hierzu schriftlich ihre Zustimmung erteilt.
11.5 Salvatorische Klausel
63. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB oder der übrigen Vereinbarungen zwischen Conventas GmbH und dem Kunden ungültig oder unwirksam sein, so wird die Gültigkeit des Vertragsverhältnisses insgesamt davon nicht berührt. Die Parteien werden in einem solchen Fall eine Vereinbarung treffen, welche die betreffende Bestimmung durch eine wirksame, wirtschaftlich möglichst gleichwertige Bestimmung ersetzt.

12. ANWENDBARES RECHT UND GERICHTSSTAND
64. Auf allfällige Streitigkeiten aus oder in Zusammenhang mit den vorliegenden AGB sowie den übrigen Vereinbarungen zwischen Conventas GmbH und dem Kunden ist ausschliesslich das schweizerische Recht anwendbar, unter Ausschluss der Regeln des internationalen Privatrechts.
65. Ausschliesslicher Gerichtsstand ist Neuenhof, AG.

Neuenhof, im September 2020